13 abr
Criar um sistema para empresas, hoje em dia, se tornou um processo que não só envolve altos investimentos financeiros, mas também um grande esforço de planejamento e análise interna dos processos da organização, bem como uma boa estratégia de negócio e comunicação, afinal, uma solução digital visa solucionar pontos de fraqueza e potencializar resultados.
Muitas empresas passaram a procurar por soluções digitais em TI como uma oportunidade de explorar novos mercados e também não ficar para atrás em relação à concorrência.
Mas aí surge uma questão interessante: Será que essas empresas precisam de uma solução digital? Elas têm total clareza sobre quais pontos da organização a solução pretende resolver? Afinal, um investimento sem retorno se torna um gasto de dinheiro e tempo.
Então, hoje iremos falar um pouco sobre alguns pontos que podem ajudar a identificar tópicos úteis para começar a estruturar uma solução que seja promissora e esteja alinhada com as necessidades da organização.
1# Qual a dimensão do projeto?
Qual é o tamanho do projeto e quantas pessoas estarão envolvidas?
Digamos que uma oficina mecânica de motos deseja implementar um software interno para controlar todas as tarefas a serem realizadas pela sua equipe, desde a chegada de um novo veículo, os problemas que o mecânico identificou e até o pagamento online, pois atualmente é feito tudo em papel e os documentos se perdem muito fácil, acarretando prejuízos financeiros significativos.
Sabendo disso, podemos levantar alguns questionamentos sobre o projeto:
• Quais são as funcionalidades mínimas para que o sistema atenda as necessidades da empresa?
• Quantas pessoas utilizaram este sistema na organização?
• Como funciona o processo de atendimento atualmente?
Estas três questões simples irão dar uma melhor perspectiva se o sistema é simples ou complexo. E quanto maior e mais complexo o sistema, maior o investimento de mão de obra e de capital, o que nos leva ao nosso segundo ponto.
2# Quanto custa?
Se o projeto for grande e complexo, provavelmente irá envolver uma série de profissionais de TI para a construção do mesmo, logo o custo será elevadíssimo, porém, se a organização conseguir definir bem junto a equipe de TI quais são as principais necessidades da empresa e quais as funcionalidades essenciais que atendam bem o processo organizacional e os objetivos estratégicos, é possível que se chegue a um consenso da criação de um Produto Mínimo Viável (MVP), onde o custo financeiro inicial seria bem menor.
Tudo depende da criação de um modelo de negócio e de processos bem definidos, se esses pontos forem muito nebulosos ou mal planejados, provavelmente muito esforço de mão de obra e de capital será em vão e, como diz o ditado, o molho irá sair mais caro que o peixe.
3# O Propósito
Este é um ponto que definitivamente merece muita atenção pois é por ele que a organização irá identificar se vale a pena ou não realizar um investimento em uma nova solução. Parece meio óbvio, mas muitas empresas acabam investindo em tecnologia por puro ímpeto, sem saber realmente qual o propósito, o que a solução digital pretende resolver ou oferecer de diferencial, o que faz com que no meio do caminho esses projetos acabam sendo descontinuados e todo o investimento feito indo por água abaixo.
Alguns questionamentos podem te ajudar a estabelecer um propósito ou identificar se pelo menos há algum:
• O que a solução irá agregar nos processos internos e externos?
• Qual valor a solução pretende entregar para o cliente ou para os membros internos da organização?
• Quais processos a solução pretende simplificar ou potencializar?
• A solução irá agregar nas estratégias de negócio traçadas pela empresa?
• A solução está de acordo com a missão, visão e os valores institucionais?
• Qual a proposta de inovação em relação a empresa e/ou mercado?
Se pegarmos o exemplo da oficina mecânica, citado anteriormente no primeiro ponto, você conseguiria dizer qual o propósito do sistema para a oficina mecânica? Se faz sentido ou não realizar um investimento em uma solução digital? Ela realmente é uma solução ou mais uma dor de cabeça?
4# Identificando Riscos
Todo investimento a ser feito vem com alguns riscos a serem levados em consideração, é de extrema importância identificarmos o quanto antes para que não sejamos pegos de surpresa durante o andamento de um projeto, certo?
A identificação dos fatores de risco durante a fase de planejamento do projeto também pode ajudar a organização a medir se o investimento a ser feito irá valer a pena. Nesta hora, realizar um diagnóstico minucioso e levantar todos os riscos e limitações podem ser fundamentais para não se jogar tempo e dinheiro fora.
5# Valor e Retorno de Investimento
Bom, se você chegou até aqui, provavelmente já deve ter compreendido que a criação de um sistema, software ou aplicativo de qualidade exige um grande esforço de equipe, um propósito bem definido e riscos devidamente calculados, agora é a hora de definir os custos em si e se o investimento realmente vale a pena.
Vamos novamente usar o exemplo da oficina mecânica: nós podemos dizer, bem superficialmente, que um dos propósitos da criação de um sistema interno é resolver a perda de documentos, pois no sistema ficaria tudo salvo e com backup caso o sistema saia do ar.
Vamos imaginar que o proprietário da oficina identificou que em média ele tem um prejuízo de caixa de R$ 10.500,00 por ano devido a perda de documentos. Com esses pontos devidamente esclarecidos, o proprietário procurou a uma empresa de Tecnologia, explicou a situação apresentou o principal propósito que o software precisa atender e identificou como risco a falta de um profissional com letramento digital. A Empresa elaborou um escopo de projeto inicial, abordando todos os pontos do projeto e ofereceu a criação de um software completo a R$ 40.000,00.
Logo o proprietário pode realizar um cálculo de retorno de investimento: caso o software resolve-se o prejuízo anual de caixa, o oficina iria retornar o investimento em aproximadamente 4 anos (se utilizar a verba convertida do prejuízo anual para o pagamento)
A principal questão do proprietário é: vale a pena esse investimento a longo prazo?
Independente da decisão que ele tomar, foi uma decisão consciente de todos os pontos citados neste artigo.
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